Materi Komunikasi Bisnis "Pengertian Laporan Bisnis"

BAB I

PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan teresebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan/ bisnis.

1.2      Rumusan Masalah

·      Apa pengertian dari laporan bisnis?

·      Apa fungsi dari laporan bisnis bagi suatu perusahaan?

·      Bagaimana persiapan laporan bisnis?

1.3      Tujuan dan Manfaat penulisan

·      Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian laporan bisnis

·      Agar mahasiswa dapat mengetahui fungsi dari pada laporan bisnis

·      Agar mahasiswa dapat mengetahui persiapan laporan bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Herta A.Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report) : suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Busines Comunications” mendefenisiskan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:

a.  Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan

b.  Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan karyawan.

c.   Untuk memenuhi persyaratan hokum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

d.  Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal. Misalnya, laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

e.  Untuk menganalaisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambil keputusan atas isu tertentu. Misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

f.    Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan kedalam jenis sebagai berikut :

1.     Laporan menurut fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri atas laporan informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberikan informasi. Menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa member rekomendasi. Sedangkan laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberikan rekomendasi. Beberpa contoh dari jenis ini adalah laporana kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.

2.     Laporan menurut subjeknya

Laporan menurut sujeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akutansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.

3.     Laporan menurut formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporanpanjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal ataulaporan singkat.

4.     Laporan menurut Keasliannya

Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan ataukuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuatlaporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat olehorganisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun olehlembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara

5.     Laporan menurut frekuensinya

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yangdisusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh,laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

6.     Laporan menurut jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalambentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.     Laporan menurut kegiatan projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan,dan laporan akhir.

8.     Laporan menurut pelaksanaan pertemuan

Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, danlaporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatupertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topikyang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.  Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yangmencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuanmerupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisihasil pertemuan atau konfrensi penting.

2.2  PERSIAPAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

           

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu juga denganmembuat laporan bisnis. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporanmencakup palingg tidak lima tahapan berikut ini:

a.   Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup

     Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan; apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa,dan kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, ruang lingkup,keterbatasan dan judul suatu laporan.

b.   Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

Perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan, baik dari segi pendidikannya,pengalamannya maupun sikap emosionalnya, agar laporan bisnis yang disampaikandapat mengenai sasaran.

c.   Menentukan ide atau gagasan

Tuliskan semua ide yag terlintas secara umum, kemudian buatlah laporan berdasarkanrencana kerja yang rinci.

d.   Mengumpulkan bahan yang diperlukan

     Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data dalam ingatan Anda. Namun Anda perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder.

e.   Menganalisis dan menafsirkan data

Analisis atau penafsiran harus seobjektif mungkin, berusahalah jujur dan tidakmenghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.

2.3  Bagian utama laporan bisnis

1)     Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni :

a.  Pemberi kuasa adalah individu/ organisasi yang meminta laporan

b.  Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam konflik bisnis

c.   Masalah, baisanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan

d.  Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis

e.  Ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis

f.    Metodologi, mengacu kepada metode pengumpulan informasi

g.  Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

h.  Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu, maka latar belakang harus disampaikan

i.    Defenisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita  harus menjelaskan kepada pembaca defenisi yang kita maksudkan

j.    Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraph dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan, dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2)     Isi Llaporan

Bagian terpenting dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3)     Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam laporan informasional bagian penutup ini dinamakan rangkuman. Sedangkan pada laporan Analitis disebut kesimpulan dan rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut :

a.  Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh kadang kalahnya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian

b.  Kesimpulan, beisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis

c.   Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat

d.  Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/ projek yang akan dilaksanakan.

2.4  Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

·           Eksekutif  yang sibuk,

·           Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,

·           Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral

·           Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,

·           Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan

·           Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera

·           Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:

·           Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,

·           Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),

·           Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya

·           Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja

·           Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

2.5  Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Cara yang terbaik dalam membuat laporan adalah memutuskan sebelum membuat laporan,dapat mengembangkan tek menurut kejadian berikut ini

·         Membuat topik atau criteria

·         Menyusun urutan suatu peristiwa arau kejadian- kejadian

·         Mendepkrisikan lokasi atau kejadian-kejadian

·         Menjelaskan suatu proses atau prosedur

·         Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet

·         Menyusun urutan tingkat familiaritas

·         Menyusun sumber-sumber yang digunakan

·         Pemecahan masalah

2.6  Short-Form report versus long-form report

Short-form report

Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. Short-form report dapat digunakan baik untuk laporan informasional ataupu laporan analitis. Secara umum, short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halamn judul, kata pengantar, dafar isi, dan rangkuman atau abstark. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah dhalamn dalam laporan singkatoleh karena itu, sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup dalam memilih suatu format laporan, niasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan, yaitu :

a.  Preprinted

Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu, dan kita tinggal mengisi kolom ataupu baris kosong yang telah disediakan.

b.  Surat

Bentuk  surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstem organisasi perusahaan. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan juga mempunyai judul, catatan kaki (footnotes), tabel, serta gambar.

c.   Memo

Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstem perusahaan.

Long-Form Report

Secara fisik, hal yang membedakan long-form report atau laporang panjang dengan short-form report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. Dalam penyusunan sebuah laporan panjang biasanya ada beberpa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyususnan laporan singkat seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis data. Seringkali suatu masalah yang dirumuskan untuk kita  telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun, sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. Kemudian, dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:

Mengembangkan sturktur yang logis jika tujuan umum kita adalah untuk memberikan informasi tentang suatu latar belakang diaman orang  lain akan menafsirkannya, maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi, amak kita dapat menggunakan outline analitis, meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada mengatur aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu id eke dalam beberapa komponen:

·      Memilih prinsip dasar pembagian secara benar,

·      Batasi suatu prinsip pada suatu waktu ketika membagi,

·      Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda,

·      Teliti dalam melakukan pendaftaran semua kelompok

Menyusun outline pembuka bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahhkan kita melakukan penelitian. Hal ini yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalan penyusunan rencana kerja.Jika kita melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumalh tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, kebanyakkan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan) diterima.

Disamping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber skunder (‘tangan kedua’) data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara, menyeberkan angket atau kuisioner, ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita  kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut diatas. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan diantara sebagai fakta dan data yang ada dari berbagai dusut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dlam peruusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita.

BAB III

PENUTUP

3.1.    KESIMPULAN

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Sedangkan menurut Himstreet dan Baty dalam bukunya “Busines Comunications” mendefenisiskan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

3.2.    SARAN

Laporan bisnis harus dibuat oleh setiap pembisnis, karena dengn laporan bisnis akan dapat mempermudah pembisnis dalam menjalakan bisnisnya. Dengan adanya laporan bisnis pembisnis dapat mengambil kesimpulan dengan data yang ada. Sehingga dapat meningkatkan bisnisnya.

Daftar pustaka

Adler, Ronald B and Jeanne M. Elmhorst.1996. Communication at Work: Principles and practices for Business and Professions Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill.

Curtis, dan B. James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication (Terjemahan) Jakarta: PT. Rosda Jayaputra